案例回放

　　某財政部門在代理機構監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)，有家代理機構組織的教材采購項目采購中，于2019年9月12日發(fā)出談判通知，通知中規(guī)定：請你單位于即日起至2019年9月16日(節(jié)假日除外)，每日上午8:30—12:00，下午3:00—5:30，持談判通知、個人身份證，法定代表人身份證(或者授權委托書并附法定代表人身份證明)到某大廈購買談判文件。提交首次響應文件的截止時間為2019年9月17日14:30，不符合法律規(guī)定。

　　財政部門發(fā)現(xiàn)該項目的檔案資料中只有成交供應商的響應文件，并沒有保存其他供應商的響應文件。采購代理機構未將信用信息查詢記錄及相關證據(jù)資料進行保存。因此，財政部門最終對采購代理機構作出了行政處罰：給予警告處罰，責令代理機構嚴格按照《政府采購法》及其實施條例、《政府采購非招標采購方式管理辦法》的相關規(guī)定，將談判文件、采購合同、錄音錄像等資料與采購文件一并保存。

　　問題引出

　　1.從談判文件發(fā)出之日起，到供應商提交首次響應文件的時間最少幾個工作日？

　　2.檔案資料應該包含哪些內容？

　　3.信用信息查詢記錄和證據(jù)須留檔保存嗎？

　　專家點評

　　問題一： 本案例中，從談判文件發(fā)出之日起，到供應商提交首次響應文件的時間明顯不足三個工作日，違反了《政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)第二十九條第一款“從談判文件發(fā)出之日起，至供應商提交首次響應文件，截止之日止不得少于三個工作日”的規(guī)定。

　　問題二： 本案例檔案資料保存不完整。根據(jù)《政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)第二十六條的規(guī)定，采購人、采購代理機構應當妥善保管每項采購活動的采購文件、采購文件包括采購活動記錄、采購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源采購協(xié)商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答復，投訴處理決定以及其他有關文件、資料。采購文件可電子檔案方式保存。

　　問題三： 信用信息查詢記錄和證據(jù)也應該保存。根據(jù)《財政部關于在政府采購活動中查詢及使用信用記錄有關問題的通知》(財庫[2016]125號)的規(guī)定，在評審活動中，做好信用信息查詢記錄和證據(jù)留存 ，應當與其他采購文件一并保存。

　　法規(guī)鏈接

　　《政府采購非招標采購方式管理辦法》

　　第二十六條采購人、采購代理機構應當妥善保管每項采購活動的采購文件。采購文件包括采購活動記錄、采購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源采購協(xié)商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定以及其他有關文件、資料。采購文件可以電子檔案方式保存。

　　采購活動記錄至少應當包括下列內容：

　　(一)采購項目類別、名稱;

　　(二)采購項目預算、資金構成和合同價格;

　　(三)采購方式，采用該方式的原因及相關說明材料;

　　(四)選擇參加采購活動的供應商的方式及原因;

　　(五)評定成交的標準及確定成交供應商的原因;

　　(六)終止采購活動的，終止的原因。

　　《政府采購非招標采購方式管理辦法》

　　第二十九條 從談判文件發(fā)出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于3個工作日。

　　提交首次響應文件截止之日前，采購人、采購代理機構或者談判小組可以對已發(fā)出的談判文件進行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的內容作為談判文件的組成部分。澄清或者修改的內容可能影響響應文件編制的，采購人、采購代理機構或者談判小組應當在提交首次響應文件截止之日3個工作日前，以書面形式通知所有接收談判文件的供應商，不足3個工作日的，應當順延提交首次響應文件截止之日。